La présente politique de confidentialité décrit comment NAUTILAR STUDIO collecte, utilise et conserve les données personnelles de ses clients, prospects, visiteurs de son site internet et candidats ainsi que les droits dont ces personnes disposent à cet égard.
NAUTILAR STUDIO s’engage à traiter les données personnelles recueillies conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables et notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Les données ne sont traitées et conservées par NAUTILAR STUDIO que dans le but d’exécuter ses engagements contractuels vis-à-vis de ses clients, prendre des mesures précontractuelles (établissement de devis), assurer la gestion et le suivi de la relation avec les clients, permettre la facturation, développer la relation commerciale (marketing), contacter ses prospects, répondre à une candidature ou à une question, améliorer la qualité et la performance des services ainsi que son site internet, recouvrer les impayés et se conformer à ses obligations légales.
Qui est le responsable du traitement ?
Le responsable du traitement est :
NAUTILAR STUDIO
Monsieur Chris Ribeira
123, route d'Arlon
L-8001 Strassen
Pour toute demande d’information concernant la politique de confidentialité et la protection des données personnelles, vous pouvez contacter NAUTILAR STUDIO aux coordonnées suivantes :
- par voie électronique : chris.ribeira@nautilar.com
- par voie postale : NAUTILAR STUDIO, 123, route d'Arlon, L-8001 Strassen
Quelles sont les données personnelles que NAUTILAR STUDIO collecte ?
Pour fournir ses services, répondre à une question ou traiter une candidature, NAUTILAR STUDIO a besoin de collecter et de traiter certaines informations concernant les clients, prospects et candidats.
Ces données sont des données d’identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéros de téléphone, photo, CV) et toute autre information que les clients, prospects et candidats souhaitent porter à la connaissance de NAUTILAR STUDIO.
En cas de refus du client, prospect ou candidat de fournir les données demandées, NAUTILAR STUDIO pourra suspendre l’exécution du contrat, ne pas établir de devis, ne pas répondre à la question posée ou ne pas traiter la candidature.
Comment les données personnelles sont-elles collectées ?
Les données sont soit fournies directement par les clients, prospects, candidats et visiteurs du site internet dans le cadre de l’exécution du contrat ou d’une mesure précontractuelle, le remplissage d’un formulaire de contact ou l’envoi d’une candidature à une offre d’emploi, soit collectées automatiquement lors de la connexion et navigation sur le site internet au moyen de cookies techniques qui permettent la navigation sur les pages du site internet et sont donc indispensables au bon fonctionnement de celui-ci. En cas d’utilisation de cookies de performance, la personne qui se connecte au site internet pourra, à tout moment, refuser l’utilisation de ces cookies en cliquant sur le bouton « Refuser ».
NAUTILAR STUDIO ne collecte que les données qui sont nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Quelles sont les finalités des traitements des données personnelles ?
Les données personnelles ne sont collectées que pour des finalités déterminées et légitimes.
Les données sont recueillies pour les finalités suivantes :
- soit l’exécution du contrat :
o le traitement, l'exécution, la gestion, le suivi des demandes du client ;
- soit l'intérêt légitime poursuivi par NAUTILAR STUDIO dans le cadre des finalités suivantes :
o la prospection ;
o la gestion de la relation avec ses clients et prospects ;
o l’amélioration de la qualité et de la performance des services ou de son site internet ;
- soit le respect d'obligations légales lorsqu'il met en œuvre un traitement ayant pour finalité :
o la facturation ;
o la comptabilité ;
- soit le traitement d’une candidature à une offre d’emploi ;
- soit la réponse à une question posée sur le site internet.
Quels sont les fondements du traitement des données personnelles ?
NAUTILAR STUDIO traite les données personnelles uniquement lorsque la législation applicable le permet, c’est-à-dire lorsqu’elle dispose d’une base légale. Il en est ainsi :
- Lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
- Lorsqu’il s’agit de respecter des obligations légales ou règlementaires auxquelles est soumise NAUTILAR STUDIO ;
- Lorsque la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ses données personnelles.
Quels sont les tiers à qui les données peuvent être transférées ?
Les données recueillies pourront éventuellement être communiquées à des sous-traitants de NAUTILAR STUDIO lorsque ceci s’avère nécessaire pour l’exécution du contrat.
NAUTILAR STUDIO s’assure que dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, ses sous-traitants utilisent les données personnelles du client en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données personnelles et que la confidentialité des données soit garantie.
Par ailleurs, NAUTILAR STUDIO peut être amenée à communiquer des données personnelles du client en vertu d’une obligation légale ou dans le cadre du règlement d’un litige.
Quelles sont les mesures de protection des données personnelles mises en place ?
NAUTILAR STUDIO a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour s’assurer que les données personnelles sont conservées de façon sécurisée et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la législation applicable. Ces mesures visent à empêcher que les données personnelles ne soient endommagées, modifiées, détruites, perdues, rendues accessibles ou divulguées à des tiers non autorisés.
L’accès aux données personnelles est strictement limité aux employés de NAUTILAR STUDIO habilités à les traiter en raison de leurs fonctions et soumis à une obligation stricte de confidentialité.
Quelle est la durée de conservation des données personnelles ?
NAUTILAR STUDIO ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur.
Les données personnelles des clients sont conservées pendant la durée des relations contractuelles augmentée de trois (3) ans à des fins de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription. En matière de comptabilité, elles sont conservées dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice comptable.
Les données personnelles des prospects sont conservées pendant une durée de trois (3) ans après la dernière entrée en relation.
Les données sont-elles transférées en dehors de l’UE ?
En cas de transfert des données à des tiers, ce transfert ne s’opérera, en principe, qu’au sein de l’Espace Economique Européen ou d’autres pays reconnus par la Commission Européenne comme justifiant d’un niveau adéquat de protection des données personnelles.
En cas de recours à des prestataires situés en dehors de l’Espace Economique Européen, NAUTILAR STUDIO s’engage à vérifier que des mesures appropriées ont été mises en place afin de s’assurer que les données personnelles bénéficient d’un niveau de protection adéquat, notamment grâce à des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Où sont conservées les données personnelles ?
Les données personnelles sont conservées sur des serveurs externes tiers, situés exclusivement dans l’Union Européenne.
Quels sont vos droits ?
Dans les conditions définies par le règlement européen 2016/679 sur la protection des données, les clients, prospects et candidats disposent à l’égard de leurs données personnelles qui ont été recueillies des droits suivants :
- Droit d'accès aux données personnelles : la personne concernée a le droit de demander à NAUTILAR STUDIO des informations concernant les données traitées (finalité du traitement, destinataires, durée de conservation, transfert hors UE) et en obtenir une copie.
- Droit à la rectification : la personne concernée a le droit d’obtenir de NAUTILAR STUDIO la rectification ou la mise à jour de ses données personnelles, qui sont inexactes ou incomplètes.
- Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : la personne concernée a le droit de demander à NAUTILAR STUDIO l'effacement de ses données personnelles pour les motifs suivants :
o les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ;
o le consentement sur lequel était fondé le traitement des données personnelles a été retiré et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement.
- Droit à la limitation des données : la personne concernée a le droit de demander la limitation de traitement de ses données :
o Lorsqu’elle conteste l’exactitude de ses données utilisées, le traitement est alors limité pendant la durée nécessaire à la vérification de l’exactitude des données et à leur rectification ;
o Lorsqu’elle conteste la licéité du traitement de ses données personnelles ;
o lorsque NAUTILAR STUDIO n’a plus besoin des données personnelles mais que celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice.
- Droit à l’opposition : la personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment à l’utilisation de ses données personnelles pour des raisons tenant à sa situation particulière. NAUTILAR STUDIO sera tenu de cesser tout traitement des données personnelles, sauf à démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement ou pour des raisons de défense de droits en justice. Toute personne a le droit de s’opposer à tout moment et sans motif au traitement de ses données personnelles à des fins de prospection commerciale.
- Droit de portabilité de ses données : la personne concernée a le droit d’obtenir une copie de ses données dans un format structuré et lisible par une machine.
- Droit de retrait de son consentement au traitement de ses données personnelles : Lorsque NAUTILAR STUDIO traite les données personnelles sur la base du consentement de la personne concernée, ce consentement peut être retiré à tout moment en faisant la demande par courrier électronique (contact@nautilar.com) ou par courrier postal (à l’adresse du siège social de NAUTILAR STUDIO).
Les personnes concernées peuvent exercer les droits mentionnés ci-dessus par courrier électronique (contact@nautilar.com) ou par courrier postal (à l’adresse du siège social de NAUTILAR STUDIO), accompagné d'une copie d'une pièce d'identité signée. Il y sera répondu dans un délai de trente (30) jours suivant réception.
- Droit d’introduire une réclamation à l’autorité de contrôle compétente : les personnes concernées disposent du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNPD au Grand-duché de Luxembourg (Service des plaintes, 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, lorsqu’elles estiment que leurs données sont traitées d'une manière non conforme au RGPD ou lorsqu’elles n’ont pas reçu de réponses à leur demande dans le délai susvisé.
Est-ce que cette politique est susceptible d’être modifiée?
Cette politique est susceptible d’être modifiée en fonction du contexte légal et règlementaire, ainsi que des prises de position des autorités de contrôle en matière de protection des données.
Strassen, le 16 janvier 2024.
